Central de ajuda do Offista

Cada tarefa do Offista tem um vídeo de até 1 minuto, com a tela do sistema, e o passo a passo escrito embaixo. Não achou o que procura? Fale com o suporte.

Primeiros passos

Da conta nova à primeira OS.

• Criar a conta e começar o teste: Dois minutos, sem cartão. O teste conta da primeira OS.
• Seguir os primeiros passos do Painel: O Painel mostra o próximo passo, com vídeo em cada um.
• Entender a OS de exemplo: O caminho inteiro numa OS que não conta no teste.
• Abrir uma OS pela placa: Digite a placa e o carro preenche sozinho.
• Mandar o orçamento pelo WhatsApp: O cliente aprova pelo link, sem instalar nada.
• Fazer o checklist de entrada com foto: Registre como o carro chegou, item por item.
• Instalar o app no celular: Um ícone na tela do celular, que abre como aplicativo.
• Ver as novidades do Offista: O cartão Novidades no Offista, no Painel, e o botão Entendi.

Ordem de serviço

Do orçamento à entrega do carro.

• Mandar o orçamento que ficou parado: O cartão Pra fazer agora, no Painel, mostra o que esfriou.
• Montar os itens da OS: serviço e peça: O preço do catálogo vem sozinho; peça nova fica salva.
• Começar o serviço e marcar pronto: A OS anda de etapa e o cliente vê no link.
• Pôr a garantia e a previsão de entrega: O prazo da garantia e o dia em que o carro fica pronto, na folha e no link.
• Avisar o cliente que o carro está pronto: Uma mensagem pronta no WhatsApp, com o link.
• Receber o pagamento e entregar o carro: Registre o pagamento e feche a OS.
• Receber um pagamento dividido: Parte no Pix, parte no cartão, sem errar a conta.
• Dar desconto ao receber: O cliente pagou menos? A OS fica quitada com o desconto anotado.
• Escolher o mecânico responsável: Fica registrado quem fez cada serviço.
• Registrar a aprovação por telefone ou no balcão: Quando o cliente aprova sem usar o link.
• Mudar a OS depois de aprovada: Faltou uma peça? O cliente aprova o valor novo pelo link.
• Imprimir a OS ou salvar em PDF: Com os dados da oficina e espaço pra assinatura.
• Imprimir a OS com o pagamento: A folha mostra cada pagamento, a forma e o total pago.
• Imprimir a via do mecânico e o cupom: A via do cliente, a do mecânico sem valores e o cupom de 80 mm.
• Achar uma OS antiga: Busque pelo nome, pela placa ou pelo número.
• Fazer uma venda de balcão: Vender peça sem carro: busca no Catálogo, cliente se quiser e como pagou.
• Anotar o defeito relatado pelo cliente: O que o cliente contou fica na OS e aparece no link dele.
• Deixar um recado pro cliente no link: Avise da peça que faltou ou do novo prazo sem precisar ligar.
• Explicar o recado pro cliente: Escreva do seu jeito e o recado volta em palavras que o cliente entende.
• Trocar o veículo ou o cliente da OS: Placa errada ou cliente trocado? Corrija sem mudar o valor.
• Ver a ficha do carro: Todas as visitas do carro, a garantia e o total gasto, num lugar só.
• Tirar a foto do carro: A foto fica no carro e aparece no Pátio e no link do cliente.
• Pôr fotos e vídeos na OS: Mostre a peça gasta e o serviço feito. O cliente vê no link da OS.
• Cancelar ou reabrir uma OS: O cliente desistiu? Cancele. Voltou? Reabra com um link novo.
• Ver o que o cliente vê no link: Etapas do serviço, itens, total, fotos do checklist e o recado da oficina.

Pátio

Os carros em serviço agora.

• Acompanhar os carros no Pátio: Cada etapa tem a sua aba, com o próximo passo no card.
• Marcar o tempo do carro em serviço: Iniciar e Pausar no Pátio somam as horas do mecânico.
• Ver as OS finalizadas no Pátio: Os carros entregues e cancelados ficam na aba Finalizadas do Pátio.

Agenda

Marcar o cliente e ver a semana ou o mês.

• Agendar um cliente: Na chegada, a OS já abre com o carro.
• Ver a agenda da semana e do mês: Dia, Semana ou Mês; a Agenda abre na última escolha.

Clientes

Cadastrar, achar e editar.

• Cadastrar um cliente: Nome e telefone bastam; com CNPJ, o resto vem sozinho.
• Achar e editar um cliente: Busque pelo nome, telefone ou CPF e mude o cadastro.
• Pedir avaliação no Google: Dois dias depois da entrega, o Painel lembra de pedir, com a mensagem pronta.

Retornos

Chamar o cliente pra revisão.

• Agendar o retorno de revisão: O retorno já vem marcado na entrega. Veja como mudar a data ou tirar.
• Chamar o cliente na hora da revisão: A lista de Retornos chama o cliente no WhatsApp com a mensagem pronta.
• Lembrar o serviço que ficou pra depois: O que o cliente recusou no orçamento volta em Retornos 30 dias depois.
• Agendar o retorno pelo serviço: Troca de óleo com Voltar em 6 meses: o retorno se agenda na entrega.

Catálogo

Serviços e peças com preço.

• Cadastrar seus serviços e preços: O preço já vem preenchido na OS.
• Cadastrar uma peça: Nome, preço de venda e custo, com o lucro de cada unidade; o código sai sozinho.
• Pôr o preço da peça pela margem: Salve quanto põe em cima do custo e o preço de venda vem calculado.

Estoque

Entrada, contagem e kits.

• Dar entrada nas peças compradas: Registre a compra e o estoque soma sozinho.
• Dar entrada pela nota do fornecedor: Suba o XML da nota e as peças entram de uma vez.
• Ajustar o estoque depois da contagem: Conte a prateleira e acerte o número no sistema.
• Ver o que está abaixo do mínimo: Um toque mostra as peças que estão acabando.
• Montar um kit de peças: Um item na OS, várias peças saindo do estoque.
• Ver em qual OS foi tal peça: O histórico da peça no Estoque e a busca das Ordens pela peça.

Financeiro

Despesas, contas e o caixa do dia.

• Lançar uma despesa: O que saiu do caixa, por categoria.
• Lançar uma entrada sem OS: As vendas da maquininha e o que entrou sem ordem de serviço.
• Fazer o fechamento do dia: O que entrou e saiu, por forma de pagamento, e o dinheiro da gaveta.
• Cadastrar uma conta a pagar e dar baixa: Aluguel, energia ou fornecedor com vencimento, e a baixa no dia em que pagar.
• Ver o que falta receber: O total que ainda vai entrar e o saldo de cada OS.
• Desfazer um recebimento lançado errado: Estorne o lançamento errado e o valor volta pro que falta receber.
• Tirar o relatório do mês pro contador: Tudo que entrou e saiu no mês, em PDF ou planilha, pra mandar ao contador.

Relatórios

Faturamento e comissão.

• Ver faturamento, melhores clientes e o que mais rende: O entregue e o recebido do período, os orçamentos enviados, abertos e aprovados, os serviços e peças que mais renderam com o lucro de cada um, e os melhores clientes.
• Acertar a comissão do mecânico: A porcentagem sobre a mão de obra e o valor de cada mecânico no mês.
• Ver o placar dos lembretes: O que os lembretes trouxeram em 30 dias: véspera, orçamento e revisão.

Nota fiscal

Ativar, emitir e cancelar.

• Ativar a emissão de nota fiscal: Dados fiscais em Ajustes e o certificado A1 do contador, uma vez só.
• Completar o cadastro do cliente pra nota: CPF ou CNPJ e endereço: o que a nota de peça pede do cliente.
• Preencher NCM, CEST e Origem da peça: Os dados da nota de compra que a nota de peça precisa.
• Emitir a nota de serviço (NFS-e): Na OS aprovada, você confirma e a nota vai pra prefeitura autorizar.
• Emitir a nota de peça (NF-e): Peça com NCM, cliente com endereço e OS quitada, e a nota sai pela OS.
• Cancelar uma nota emitida: Cancele pela OS a nota de serviço ou de peça que saiu errada.
• Fazer a carta de correção da NF-e: Corrija um dado da nota de peça sem cancelar e emitir de novo.
• Mandar as notas do mês pro contador: Baixe o XML de todas as notas do mês num arquivo só e mande pro contador.
• Devolver peça pra autopeças com nota: A peça parada ou errada volta pra autopeças com a nota de devolução, feita a partir da nota de compra.

Recebimentos

Pix, boleto e cartão pela OS.

• Receber pelo Offista: Pix, boleto e cartão: Cobre o cliente pela OS, veja a baixa sozinha e transfira o saldo pra conta da oficina.
• Abrir a conta de recebimento: Abra a conta no nome da oficina pra receber dos clientes por Pix, boleto ou cartão.
• Cobrar o cliente pela OS: Mande ao cliente uma cobrança por Pix, boleto ou cartão, com baixa sozinha na OS.
• Deixar a taxa do cartão com o cliente: No cartão, o valor sobe só o que cobre a taxa, e você recebe o valor cheio da OS.
• Deixar o cliente parcelar no cartão: O cliente escolhe em até 12x pelo link da cobrança, e você recebe uma parcela por mês.
• Antecipar o cartão: Receba antes o dinheiro do cartão de crédito que ainda está a liberar.
• Transferir o saldo pra minha conta: Mande o dinheiro da conta de recebimento pra conta bancária da oficina.

Ajustes e equipe

Oficina, equipe, tema e suporte.

• Pôr a logo e os dados da oficina: A logo sai no orçamento; o endereço, na OS impressa.
• Personalizar o checklist de entrada: Mude o nome dos 3 itens e junte até 5 da sua oficina.
• Ligar o checklist de moto ou caminhão: Uma lista de itens só pra moto ou caminhão, escolhida na vistoria.
• Convidar mecânico ou atendente: Um link no WhatsApp; o financeiro fica só com você.
• Entrar na oficina pelo convite: Pro mecânico ou atendente que recebeu o link da oficina.
• Trocar o papel, pausar ou tirar da equipe: Mude o papel, pause, reative, remova o acesso ou cancele um convite.
• Trocar entre tema claro e escuro: Cada toque no botão de Aparência troca o tema.
• Chamar o suporte pelo WhatsApp: A mensagem já vai com o nome da sua oficina.
• Mudar o nome e recuperar a senha: O nome muda em Ajustes. A senha nova vem por um link no e-mail.
• Receber o resumo da semana no WhatsApp: Ligue em Ajustes e receba na sexta o que ficou parado na oficina.

Suas oficinas

Abrir outra, trocar e ver todas juntas.

• Abrir outra oficina no mesmo login: A filial ou a outra oficina sua, com plano, clientes e financeiro próprios.
• Trocar de oficina: Passe da matriz pra filial, ou de uma oficina pra outra, pelo topo da tela.
• Ver os números de todas as oficinas: O total da matriz e da filial, e os números de cada oficina, numa tela só.

Assinatura

Plano, cota, cupom e cancelamento.

• Escolher o plano e assinar: Mensal ou anual, no cartão, sem fidelidade.
• Subir ou reduzir de plano: Trocar de plano pelo menu Mais, em Planos e assinatura: subir paga só a diferença, reduzir vale na renovação.
• Acompanhar a cota do mês: Ver quantas notas fiscais e consultas de placa a oficina já usou no mês.
• Indicar uma oficina e ganhar 1 mês grátis: O seu código no Painel, a mensagem pronta e quando o mês grátis sai.
• Cancelar a assinatura ou pedir o arrependimento: Cancelar o plano em Ajustes ou, nos 7 dias depois do primeiro pagamento, pedir a devolução integral.